миграционный учет

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, выход их положения в нашей ситуации: в нашей компании работают граждане Украины, юр. адрес фирмы находится в Москве, работа на объектах Московской области. Разрешение получали для них по МО, долго консультировались куда посылать уведомления - на горячей линии ФМС сказали по месту нахождения офиса, т.е. в районную УФМС. Мы так и делали (по почте), уведомления об убытии тоже по почте. Когда получили на них разрешения - оформили трудовые договора, уведомили (по почте) инспекцию гос труда, УФМС по МО (на Пятницкой), ИФНС. Далее они у нас ездят домой каждые 2-3 месяца, продление регистрации на год делать не стали, каждый раз посылаем по почте уведомления о пребывании/убытии в районную УФМС. Вчера также я отослала уведомления со всеми копиями необходимыми, а сегодня звонок - не туда посылаете, трудовые уведомления нужно ехать в УФМС лично с документами по АО Москвы. Ездила туда сегодня, документы не приняли - нужны оригинали паспортов и мигр. карт (люди уже в командировке), когда приедут - уже задержка в несколько дней и штрафы. И еще: ОКАЗЫВАЕТСЯ в базе их нет - УЖЕ 2 года посылаем уведомления, второй раз разрешения получили...Все это время начислялась з/пл соответственно...И что же получается все нелегально??? В УФМС по Адм.Окр. ничего вразумительного сказать не могут, типа регистрируйте заново...Виновата, конечно, получается фирма...ВОПРОС: какие оптимальные действия надо предпринять???