Временная регистрация въезжающим на неделю

Собираемся в Сакт-Петербурге организовать встречу одноклассников, живущих в данное время не только в России, но и в других странах, как будет осуществляться регистрация? Автоматически при вселении в гостиницу? Или надо на каждого приглашение, а потом с ним вселяться в гостиницу? Как вообще это происходит? Что надо сделать, чтобы встреча состоялась? Если можно ответьте по-шагово. С уважением Наталия Горобец